Folge #officekommunikation // Die stillen Regeln der Bürokommunikation

In dieser Folge von Happy Business sprechen wir über etwas, das unseren Arbeitsalltag jeden Tag beeinflusst und trotzdem selten bewusst thematisiert wird: die stillen Regeln der Bürokommunikation.

Warum wirken manche E-Mails unhöflich, obwohl sie sachlich formuliert sind? Weshalb entstehen Missverständnisse, obwohl eigentlich niemand etwas falsch gemacht hat? Und wer entscheidet eigentlich, was in einem Unternehmen als „professionelle Kommunikation“ gilt?

Ich nehme dich mit in die Welt der unausgesprochenen Erwartungen, die in Teams, Unternehmen und Organisationen oft selbstverständlich erscheinen, bis jemand Neues dazukommt oder unterschiedliche Kommunikationsstile aufeinandertreffen.

Anhand persönlicher Erfahrungen zeige ich, warum Klarheit oft wichtiger ist als jede Kommunikationsregel und weshalb viele Konflikte vermieden werden könnten, wenn wir einfach häufiger darüber sprechen würden.

In dieser Folge erfährst du:

•  Warum es in Unternehmen ungeschriebene Kommunikationsregeln gibt 
•  Weshalb Missverständnisse oft durch unterschiedliche Erwartungen entstehen 
•  Wie Teams mehr Klarheit und Vertrauen schaffen können 
•  Warum offene Gespräche Kommunikation leichter machen 

Mein Impuls für dich:
Kommunikation ist keine starre Regel, die für alle Menschen gleich funktioniert.
Sie entsteht dort, wo Menschen miteinander arbeiten, unterschiedliche Erfahrungen mitbringen und gemeinsam herausfinden, wie Zusammenarbeit gelingen kann.

Klarheit bedeutet nicht, immer die richtigen Worte zu finden.

Klarheit bedeutet, den Mut zu haben, darüber zu sprechen, was man sich wünscht und was man braucht.

Reflexionsfrage der Folge:
Welche stillen Regeln gibt es in deinem beruflichen Umfeld – und hast du diese jemals bewusst hinterfragt oder ausgesprochen?

🎙️ Viel Freude mit dieser Folge von Happy Business.

Wenn dir die Folge gefallen hat, freue ich mich über deine Bewertung, dein Feedback oder wenn du den Podcast mit Menschen teilst, die sich ebenfalls mit Kommunikation, Zusammenarbeit und Unternehmenskultur beschäftigen.

Schön, dass du meinem Podcast "Happy Business" hörst!

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Ich freue mich auf den Talk mit Dir,
Sarah Thullner
Happy Business - Der Business-Podcast mit Humor & Leichtigkeit

Transcript

Hey, schön, dass du wieder dabei bist, oder?
Herzlich willkommen, wenn du zum Ersten Mal reinhörst in meinen Podcast. Happy Business.
Ich bin Sarah Thullner.
Ich fang heute gleich mal mit einer kleinen Szene an und zwar darfst du dir mal kurz das vorstellen.
Du bist jetzt an einem Meeting.
Alles läuft normal.
Die Stimmung ist gut und dann sagt jemand etwas.
Eigentlich ganz harmlos, aber der Tonfall, der ist irgendwie anders.
Und plötzlich merkst du, wie die Energie im Raum kippt.
Alle haben es gespürt. Niemand sagt etwas, aber alle wissen, dass hier gerade etwas nicht gut war. Nicht passend.
Oder eine andere Situation.
Du bekommst eine E-Mail.
Kein Hallo, keine Anrede, einfach direkt der Text. Sachlich klar.
Aber irgendwie fühlt es sich kühl und distanziert an.
Du fragst dich kurz, ob die Person gerade schlecht drauf ist oder ob du vielleicht was falsch gemacht hast, ob irgendwas ist, und dich lässt das Gefühl nicht los und es bleibt.
Diese kleinen Momente, diese Situationen.
Ich glaube, die kennen wir alle.
Und genau darüber möchte ich heute in dieser Folge sprechen.
Ich nenne sie jetzt mal die stillen Regeln im Office.
Also eher gesagt in der Bürokommunikation.
Diese ungeschriebenen Gesetze, die niemand je offiziell festgelegt hat und irgendwie trotzdem jeder kennt oder kennen sollte, oder?
Meine Annahme ist, dass man sie kennen sollte.
Du siehst schon, es ist einfach schwierig, weil es, ganz ehrlich, ja keine offizielle Betriebsanleitung für Kommunikation im Büro gibt.
Man hat vielleicht eine Philosophie in einem Unternehmen, ob man sich sieht, ob man sich duzt.
Ähm, aber wieso?
Der klare Kommunikationsumgang ist oft nicht festgelegt.
Es gibt keine Checklisten, keine Normen, die regeln, wie man sich begrüßt, wie man schreibt, wie man miteinander spricht.
Zumindest hat das nicht jedes Unternehmen.
Es gibt Unternehmen, Ich weiß große Konzerne, die so etwas haben, aber die wenigsten haben es oder leben es wirklich.
Und trotzdem gibt es sie, diese unsichtbaren Regeln, diese unausgesprochenen Erwartungen. Wenn sie.
Wer sie kennt, der bewegt sich scheinbar mühelos durch den Alltag.
Wer sie nicht kennt oder unsicher ist, der stolpert manchmal vielleicht sogar über das eigene Wort.
Vielleicht auch schon mal erlebt.
Ich frage mich dann oft Wer hat das denn eigentlich entschieden?
Also wer hat entschieden, wie das so abläuft?
Wer hat festgelegt, dass eine formelle Email immer mit Sehr geehrte Damen und Herren beginnt und mit freundlichen Grüßen endet?
Wer hat gesagt, dass das STANDARD sein soll. Wann?
Wann darf man sich aber davon lösen?
Also wann muss nicht Sehr geehrte, sondern Hallo Liebe, Liebe oder ich grüße dich als Anfang stehen.
Und wer hat bestimmt, dass Smalltalk zum Beispiel in der Kaffeeküche okay ist?
Aber bitte nicht zu lang.
Und wer definiert eigentlich, was lang ist und was mal Talk ist und wie man damit umgeht?
Ist das in der Arbeitszeit überhaupt okay oder nicht?
Brauchst du es vielleicht sogar?
Oder kennst du das?
Das ist echt faszinierend.
Da stolpere ich immer noch drüber, dass Emojis zum Beispiel im Teamchat in Ordnung sind.
Aber Ausrufezeichen in der E-Mail sind bitte nur sparsam zu verwenden. Wirklich?
Ich habe das selbst schon erlebt.
Eine Kollegin hat mir mal gesagt, zu viele Auslassungspunkte wirken unprofessionell.
Ich hatte keine Ahnung, dass es da eine Regel geben sollte, was Ausrufezeichen bedeutet, oder auch, was ich denn da noch dazugibt, war die Tatsache, ähm, dass man jemanden über eine E-Mail anschreit.
Ich wusste gar nicht, dass man über E-Mail schreien kann, aber anscheinend hat es mit Ausrufezeichen zu tun.
Oder wenn man Wörter in Großbuchstaben schreibt, dann würde man jemanden wohl anschreien.
In der Email.
Was als professionell gilt, scheint oft ein ich weiß nicht, wie es dir geht Gefühl zu sein als eine festgeschriebene Regel.
Und dieses Gefühl ist geprägt.
Finde ich jetzt von den eigenen Erfahrungen, wie gesagt schon erwähnt von der Unternehmenskultur oder vielleicht auch von dem, was man so irgendwann mal mitbekommen hat oder vielleicht auch mal gelernt hat in der Ausbildung, im Studium, vielleicht auch im eigenen Umgang mit Familie und Freunden.
Und ich glaube, was eigentlich da viel entscheidender ist so die eigene Ansicht und Erwartungshaltung, wie man mit sich selbst umgehen möchte oder wie vielleicht man erwartet, das richtige Umgang gepflegt wird.
Also ich sehe das immer wieder in der Praxis.
In einem Team wird zum Beispiel geduzt.
Kurze Nachrichten oder große Einleitung sind völlig normal und im nächsten Team ist man beim.
Sie schreibt vollständige Sätze.
Formelle Sprache, klare Struktur.
Beide Teams funktionieren gut.
Beide haben ihre eigene Kommunikation entwickelt sind, glaube ich, fühlen sich vielleicht auch wohl damit.
Aber wehe, es kommt jemand Neues dazu und weicht von dem ab, was man in Anführungszeichen als normal empfindet.
Bestimmt jeder schon mal erlebt.
Selber war man vielleicht der oder die neue Kollegin oder der neue Kollege, und/oder es sind ein neuer Kollege und eine neue Kollegin gekommen; dann passiert, finde ich, immer Folgendes.
Am Anfang denkt man so Hm, irgendwie passt es nicht so ganz, aber keiner traut sich dazu was zu sagen.
 Weil wie gesagt, es gibt ja eigentlich gar keine Regel, wie es sein sollte.
 Und das ist so spannend, dass man dann in so ein Gefühl rutscht Boah, wie kommuniziert denn der Kollege oder das?
 Also weiß ich nicht, der ist ja komisch, oder?
 Und geht dann so ein Gespräch vielleicht mit jemand anders.
 Also ich persönlich habe mich mit dem Thema schon intensiv auseinandergesetzt und das nicht nur in der Theorie, sondern wie du hörst, auch wirklich schon in der Praxis.
 Und ich bin ehrlich, vor einer Weile hatte ich einen Praktikanten im Team.
 Da war mir von Anfang an wichtig, dass weil es ein Praktikum war und die Person einfach frisch und noch keine Ahnung hatte, wie man überhaupt so im Büro umgeht, dass ich da mal drüber gesprochen habe mit der Person und einfach mal erklärt habe, so wie so gewisse Sachen ablaufen.
 Und weil ich einfach gemerkt habe, dass zu viele Menschen in diesem Unternehmen Erwartungen an die Person hatten, die die Person noch gar nicht richtig einhalten konnte, weil wie gesagt, es noch gar keine Berührung im Berufsleben mit dieser Art und Weise des Umgangs gab.
 Und woher soll man es dann wie gesagt wissen?
 Man bekommt nicht immer alles von zu Hause vermittelt oder im Freundeskreis vermittelt.
 Und wenn er wie gesagt, gewisse Erwartungen da sind, dann dürfen die glaube ich auch ausgesprochen werden.
 Und da habe ich gedacht, ich mache das jetzt einfach mal, weil ich gemerkt habe, dass er sich da irgendwie keiner getraut hat.
 Und dann habe ich einfach mal kurz erklärt, wieso gewisse Dinge vielleicht normal sind, wie zum Beispiel einfach eine klassische Anrede in der Email oder im Chat.
 Auch vielleicht nicht sofort an einen Geschäftsführer ohne Anrede auch was zu schicken und was man vielleicht unterscheidet, was man im Teamchat schickt und was man vielleicht per Email schickt Und ja, dass da einfach so gewisse gewisse Normen gibt.
 Wie gesagt, in diesem Unternehmen war das so und ja, ich persönlich zum Beispiel bin kein so ein Fan, wenn mir jemand eine Email schreibt ohne Anrede.
 Und das ist wirklich egal jetzt, ob da Hey XYZ steht, Hallo oder förmlich Sehr geehrte, aber finden Anrede sollte an die Person schon sein.
 Und das gehört für mich zum Beispiel auch in WhatsApp.
 Ähm, was heißt denn immer unterschiedliche Umgänge?
 Aber für mich persönlich gehört es immer dazu, außer man schreibt sich gerade permanent hin und her oder sowas.
 Da brauchst du nicht jedes Mal eine Anrede, da reicht der Inhalt der Nachricht, wenn man sich einmal schon angeschrieben hat und dann ist es gut.
 Und so sehe ich das auch über den Tag verteilt.
 Wenn man im Emailkontext schon mit anderen Personen wie auch Kunden oder Dienstleister war, dann darf man da auch einfach noch wie so ein Ping Pong Spiel auch mal nur den Inhalt hin und herschicken.
 Wenn man sich irgendwie am Anfang des Tages schon einmal mit Hallo xyz. Begrüßt hat.
 Und ja, ich muss ehrlich sagen, wo ich das der Person gesagt habe, war das ganz einfach.
 Es war ein ganz einfaches Gespräch.
 Es ging zwei Minuten.
 Es war kein Drama und danach ging es der Person damit auch total gut und die anderen Menschen haben nicht mehr über diesen Praktikanten gesprochen.
 Und das war mir eigentlich viel wichtiger.
 Weil ich gar nicht weiß, kann ich mir erklären konnte, warum es da zu so großen Stolpersteinen kam, wenn man nicht einfach mal kurz ausgesprochen hat, was vielleicht hier gang und gäbe ist.
 Und das ist genau das.
 Warum machen wir das so oft?
 Warum reden wir so selten über solche Dinge?
 Wenn man doch gewisse Erwartungen hat, dann darf man die doch auch aussprechen.
 Kurz ob die Person wie gesagt dem Entsprechen kann oder vielleicht einfach nicht Bescheid wusste.
 Klärt sich ja dann in dem Gespräch.
 Und klar war, dass da halt so ein Punkt vorausgeht, dass man halt wirklich keine richtigen Regeln zum Teil festlegt, sondern einfach für sich selbst bestimmt hat und für sich das als selbstverständlich ansieht, wie der Umgang da sein muss.
 Und das stimmt halt einfach nicht.
 Es ist wirklich so Aus meinen vielen Jahren und vielen Erfahrungen, die ich in verschiedenen Unternehmen sammeln durfte, gibt es da keine Voraussetzung schon, die einfach so still und leise irgendwann mal existiert?
 Wir reden hier ja noch mal kurz nicht von Normen in Briefen oder so, die ist irgendwann mal entwickelt war, sondern es geht einfach um Kommunikation, die sich in den letzten Jahren extrem gewandelt und verändert hat.
 Und viele haben da einfach noch nicht das Verständnis, dass das so ist.
 Kommunikation hat sich gewandelt in den letzten Jahren.
 Was zum Beispiel für mich höflich klingt, kann für jemand anderes total distanziert wirken, oder?
 Was ich als effizient zum Beispiel erlebe, ist für jemanden anders total schroff.
 Oder eine kurze sachliche Nachricht kann für manche mit Respekt zu tun haben oder für andere.
 Fühlt sich das vielleicht nach Desinteresse an?
 Und wie gesagt, meine Art von Kommunikation muss nicht deine sein oder von jemand anders in deinem Unternehmen oder in deiner Dienstleistung, die du vielleicht mit Kunden ausführst.
 Und was ehrlich gesagt noch viel komplexer ist und was mir halt wirklich aufgefallen ist, sind internationale Teams.
 Da ist es noch viel spannender, wenn man da zusammenarbeitet.
 Weil wenn, dann auch noch verschiedene Branchen und Kulturen zusammenkommen.
 Die haben einfach alle total unterschiedliche Hintergründe.
 Und was in einer anderen Kultur vielleicht komplett professionell ist, kann vielleicht bei uns als absolut unhöflich wahrgenommen werden.
 Und wie die zum Beispiel digital mit Dingen umgehen, ist für uns nicht vorstellbar, weil wir damit noch vielleicht analog umgehen und man sich, wie schon vorhin genannt kurz beim Kaffee in der Küche treffen würde und das auf diesen kurzen Weg klären würde.
 Und wir bewegen uns ehrlich gesagt alle in so einem riesigen, unsichtbaren Netz aus Erwartungen, Gewohnheiten und keiner hat uns dafür eine Anleitung gegeben.
 Und ich denke wirklich, auch wenn es kein Regelkatalog gibt.
 Offenes Sprechen miteinander und sagen, was ich mir wünsche und was ich für wirklich wichtig halte, ist ehrlich gesagt der Anfang für diese stillen Regeln, um sich sichtbar zu machen.
 Nicht als Zwang, sondern als Einladung, als Möglichkeit, miteinander ins Gespräch zu kommen.
 So wie ich es wie gesagt mit diesem Praktikanten gemacht habe.
 Weil mein Beispiel Wie wäre es, wenn man einfach mal kurz in Teams bespricht, also im Team bespricht Wie wollen wir miteinander schreiben, wie wollen wir täglich miteinander kommunizieren?
 Wie viel Nähe darf unsere Sprache haben und wie viel Distanz braucht sie?
 Was wäre da dabei, wenn man das einmal so besprechen würde?
 Eigentlich gar nichts, oder?
 Eigentlich wäre das viel schöner, weil man dann Klarheit hat, was man möchte, wie man es möchte keiner unten durchrutscht mit Erwartungshaltung, wie es gerne für sich hätte.
 Und das klingt vielleicht jetzt ich weiß es nicht, wie es dir geht nach dem großen Aufwand.
 Das ist aber ehrlich gesagt gar nicht.
 Manchmal reicht wirklich ein kurzes Gespräch.
 Fünf Minuten im Teammeeting.
 Hey, ein kurze Frage Wie wollen wir denn unterschiedlich jetzt mit diesen Themen umgehen?
 Lasst uns das mal kurz besprechen und nichts dabei.
 Kann ich dir wirklich nur als Tipp geben.
 Versuch es doch mal, weil wenn du wie gesagt immer wieder wachsende und verändernde Teams hast, ist sowas ganz entscheidend und kann ganz ganz gut dazu beitragen, dass wirklich keine Missverständnisse entstehen.
 Und ich habe das wirklich schon erlebt, wenn man sowas klar ausspricht, wie dann einfach sich vieles verändern kann.
 Wie gesagt, es entstehen keine Missverständnisse, es kann ein ganz klarer, lockerer Umgang gemacht werden oder aber auch beim Sie geblieben werden, wenn man das will.
 Und ganz ehrlich das Größte ist eigentlich, dass voll viel Vertrauen entstehen kann, wenn man weiß, wie Menschen sind.
 Und man muss ja nicht raten Ich sieht er das so?
 Darf ich das so sagen?
 Darf ich das so schreiben?
 Sondern man kann das einfach schon im Vorhinein klären und auf einmal läuft die Kommunikation total fein.
 Und da bin ich jetzt ja noch der Impuls geben zum Beispiel stell die Frage was ist hier der richtige Ton für eine Email in einer anderen Art und Weise?
 Zum Beispiel Was ist der Ton, der zu unserer Zusammenarbeit passt?
 Weil ich wiederhole es noch mal also die Frage Was ist der richtige Ton für eine Email?
 Was macht er mit dir?
 Und was macht jetzt die Frage?
 Was ist der Ton, der zu unserer Zusammenarbeit passt?
 Ich glaube, die zweite Frage ist viel feiner und die Formulierung ist eigentlich die gleiche.
 Also nicht die Formulierung, sondern der Inhalt ist eigentlich der gleiche.
 Aber die Sätze unterscheiden sich von dem, wie das Gegenüber damit umgehen kann.
 Und da würde ich dir einfach den Rat geben, bevor du das so ansprichst Überleg wirklich deine Sätze, deine Fragen, weil wie gesagt, du hast gerade an diesen Beispielen gesehen, was Frage dann noch machen kann.
 Und dann noch klarer sein kann.
 Und ja, ich weiß, Kommunikation ist kein starres System und wir müssen alle miteinander lernen, wie wir damit richtig umgehen und wie wir es richtig anwenden.
 Und es ist jeden Tag vielleicht eine Herausforderung.
 Aber mit solchen Dingen, die man einfach vielleicht schon klären kann, kann Kommunikation leicht sein und lebendig und wachsen und sich entwickeln und auch einfach, ja unanstrengend werden.
 Und das ist nämlich das, was mir so oft auffällt, dass Kommunikation bei vielen Unternehmen als so anstrengend gesehen wird.
 Das braucht es aber gar nicht, wenn wir genau solche Dinge beachten, indem wir wissen, wie man wirklich miteinander kommunizieren darf.
 Und ich möchte meinen Podcast heute mit einem Gedanken schließen, der mich schon ehrlich gesagt eine Weile beschäftigt.
 Ähm, ich finde, Kommunikation schafft Beziehung.
 Sie prägt ja unsere Zusammenarbeit, unser Vertrauen, vielleicht auch unser Arbeitsklima.
 Und sie ist immer auch Ausdruck, ehrlich gesagt unserer Haltung, der eigenen Haltung.
 Wie wir miteinander sprechen, zeigt, wie wir ehrlich miteinander umgehen wollen.
 Das gilt im großen Rahmen, in Teams, in Unternehmen und Organisationen.
 Aber ehrlich gesagt gilt es auch im Kleinen.
 In wirklich jeder einzelnen Mail, in jeder kurzen Sprachnachricht.
 In dem Moment, in dem du kurz überlegst Wie fange ich jetzt diesen Satz an?
 Und wir haben ehrlich gesagt oft das Gefühl, Kommunikation muss einfach richtig sein.
 Dass es ein Weg gibt, der funktioniert und alle anderen Wege irgendwie falsch sind.
 Ich glaube, das stimmt ehrlich gesagt so nicht.
 Ich glaube, Kommunikation ist etwas, das man gemeinsam entwickeln darf.
 Nicht einmalig, immer wieder mit jedem Menschen neu.
 Und dafür braucht es, finde ich, vor allem eines.
 Und das heißt die Bereitschaft, darüber zu sprechen.
 Nicht zu raten, nicht zu hoffen, dass irgendjemand auf dich zukommt, wenn irgendwas nicht passt, sondern diese selber eigen gemerkten, unsicheren Regeln zu erkennen und einfach zu fragen und zu sagen So kommuniziere ich.
 Wie ist das bei dir?
 Ehrlich gesagt, ich weiß nicht.
 Ich hoffe nicht, dass es in deinem Kopf hochkommt.
 Boah, das ist doch eine Schwäche.
 Nee, ich finde nicht, dass das eine Schwäche ist, sondern das ist für mich Klarheit und Klarheit.
 Dass du weißt, wenn du vielleicht ja schon öfters rein gehört hast, dass mir sowas sehr, sehr wichtig ist und ich ehrlich gesagt finde, mit Klarheit lebt sich wirklich leichter.
 Und deswegen gebe ich dir heute mal noch eine Frage mit, über die du sehr gerne nachdenken kannst.
 Welche stillen Regeln gibt es in deinem beruflichen Umfeld und hast du die jemals bewusst hinterfragt oder sogar ausgesprochen?
 Ich persönlich finde diese Frage wirklich spannend, schreibe sie dir auch gerne noch mal in die ShowNotes rein.
 Das ist in Ruhe nachlesen kannst, ohne dass du den Podcast jetzt mehrfach hier anhalten musst.
 Und ich sag dir ganz ehrlich aus meiner Erfahrung die Antwort ist meistens echt überraschend.
 Und wenn du wirklich mal darüber sprichst, wirst du merken, dass es echt vielen so geht und dass man irgendwie wie gesagt, diese Stille, diese stillen Regeln, nach denen wirklich einfach mal Raum geben kann, um nicht mehr still zu sein, sondern einfach darüber gesprochen zu haben.
 Und in dem Sinne würde ich sagen, wenn dir die Folge gefallen hat, freue ich mich sehr über eine Nachricht von dir dazu oder auch gerne eine Bewertung von diesem Podcast.
 Oder folgt mir doch gerne auf Instagram oder LinkedIn und schreibt mir auch gerne dort.
 Und ja, ich freue mich, wenn du das nächste Mal auch wieder einschaltest zum Podcast Happy Business oder wie gesagt ihn auch gerne weiterempfiehlst und teilst.
 In diesem Sinne ich freue mich. Bis dann.
 Alles Gute und kommuniziere bewusst und mit Klarheit.